Quando trabalhamos com o público em geral, temos que estar sempre atentos a prazos e opções diferentes para oferecer o melhor serviço possível. No mundo dos eventos, shows e festas esse serviço precisa ser ainda mais preciso.

E como cuidar de listas de convidados, reservas, valores, comissões e outras contas sem uma plataforma que automatiza suas vendas? 

Mesmo com uma equipe treinada e eficiente com setores bem definidos, ter uma plataforma que te ajuda a organizar o cronograma pode fazer toda a diferença e alavancar o seu evento. Por isso, nesse texto vamos enumerar 5 razões pelas quais você deve antecipar e automatizar as vendas dos seus eventos. Confira abaixo.

1) Distribuição e controle de listas e convites

Com uma lista de convidados e confirmações na semana do evento alguns Promoters e influencers já ficam perdidos. Assim, começam a surgir nomes repetidos de convidados em diferentes listas, além de clientes sem confirmação de ingresso no evento. E quando você possui um evento muito disputado com mais de uma equipe de vendas? Conversas no WhatsApp, trocas de e-mail ou telefonemas precisam ficar definitivamente no passado. 

Um evento de sucesso precisa ter controle total de tudo, especialmente de suas listas de convidados. A mudança de lote de um ingresso ou o dia de encerramento de uma lista deve ser agendado previamente. Os tipos de listas disponíveis no evento com cada valor estipulado para elas deve ser uma informação clara e simples para o cliente interessado. Por isso, ter em um mesma plataforma o controle de listas e convites, o total de público, qual os valores para cada lista e qual promoter está vendendo mais, pode ajudar e muito o seu negócio.

2) Divulgação e relacionamento com Promoters

Como já falamos antes, os Promoters se tornaram influenciadores e precisam ter destaque no evento. Entretanto, um grande evento normalmente tem mais de um promoter envolvido com a divulgação e com as vendas. Então, que tal criar uma loja online para cada um deles? 

Com a loja online ele terá a possibilidade de personalizar uma página própria, com todos os seus eventos, convites, reservas e ingressos disponíveis e pode compartilhar com toda a sua rede de contatos para acelerar as vendas do evento. Assim, você sai na frente, amplia a divulgação e o relacionamento com seus Promoters e clientes e eleva o nível do seu evento.

Ter um sistema todo integrado te ajuda a metrificar os resultados das vendas de ingressos, reservas e lista de convidados de cada membro da equipe, além de calcular as comissões de forma automática de cada promoter envolvido no evento. Importante para você, dono do evento e para o Promoter que terá seu trabalho avaliado e bonificado.

3) Relação direta e segura para os clientes

Um elo super importante nos eventos é o cliente. Muitos eventos vendem ingressos em sites terceirizados, por transferência direta em  ou ainda por meio de um Promoter de forma manual, o que, nos dias de hoje, pode causar muito medo e insegurança por parte de quem compra. 

Com um sistema próprio associado a sua marca e a marca do seu evento, além  de você proporcionar mais profissionalismo e estrutura oferecendo ao cliente um canal direto com o evento, ele se sente mais seguro em relação a comprar ingressos e fazer reservas, o que garante ao dono do evento um relacionamento mais próximo e uma conversão de venda mais rápida e eficiente.

Outro ponto importante é a validação digital. Nada de deixar seus clientes na fila esperando enquanto a hostess lê inúmeras folhas de clientes confirmados. Pega mal! Ok?

4) Garantia de reservas e pagamentos

Quem nunca teve medo de realizar um evento por conta de inúmeras dúvidas,  entre elas, a da bilheteria ser um fracasso e não ter receita suficiente sequer para ajudar a pagar a locação do local, o cache do artista contratado ou mesmo o staff? E aquela outra, muito comum, inclusive, de pessoas interessadas que reservam mesas, camarotes ou locais privativos e no dia não aparecem no evento.

Além de causar um transtorno ao produtor do evento e ao promoter vendedor, os custos e a receita prevista para aquele setor do evento fica comprometido e pode acarretar e muito no balanço final. Por isso, mais um ótimo motivo para antecipar e automatizar as vendas. Com um  sistema de gestão de eventos você pode gerenciar de forma antecipada os convites distribuídos, as vendas de ingressos por lote, as reservas e pagamentos, conferindo o controle  total da receita do seu evento e trazendo mais clareza para tomada de decisões pré-evento.

5) Agilidade e conexão entre os setores da empresa

Mesmo com uma equipe eficiente e organizada, quando o assunto é unir setores e trocar informações entre eles, alguns dados podem ficar perdidos no meio do caminho. Ainda mais na correria de um pré-evento, considerando a montagem da estrutura de camarotes, posicionamento das mesas, palco, iluminação, sonorização, bares, caixas, equipe de garçons e de segurança, recebimento de produtos ou mesmo com as vendas antecipadas na bilheteria.

Então a nossa última razão listada é a facilidade de conectar sua equipe em uma só plataforma, onde todos possuem acesso e podem incluir e consultar as informações necessárias sempre que precisarem, sem gerar nenhum tipo de gargalo para os responsáveis de cada setor do evento. Agilizar o processo de confirmação de pagamentos, acompanhar e conferir todos os pagamentos feitos e pendentes de cada cobrança; descongestionar o setor de reservas e evitar ruídos de comunicação; compartilhar em tempo real com todos da sua equipe os ingressos e espaços reservados e os ainda disponíveis;

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Gostou das nossas dicas? Já percebeu algumas das razões pelas quais você deve automatizar as vendas dos seus eventos? Então acesse o nosso blog e nossas redes sociais para aprender mais sobre a nossa plataforma, além de ficar por dentro dos diversos assuntos sobre o universo dos eventos.