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As vantagens em vender reservas antecipadas de seus eventos
Introdução
Quando fazemos uma festa de aniversário sempre pedimos para os amigos confirmarem a presença. Pedimos até mesmo para que nos avisem se forem levar mais alguém para termos o controle total de pessoas e não falte comida nem bebida. Um evento de grande porte segue a mesma linha de raciocínio, mas, em escalas bem maiores.
A comida, bebida, quantidade de funcionários da limpeza, seguranças, garçons e bilheteria, entre outros aspectos devem estar alinhados com o tamanho do evento e claro, com o número de convidados.
Por isso, é muito importante que você entenda quais as vantagens de vender reserva antecipada dos seus eventos. Afinal, ter um evento vazio não é o melhor cenário para nenhum promotor de eventos ou dono de estabelecimentos. Certo?
Autonomia e segurança para o cliente
Qual cliente não gosta de se sentir no poder de compra?
Sem se sentir pressionado a fechar uma reserva via WhatsApp, Instagram ou qualquer outro meio de comunicação. Comprar no seu momento, quando e como ele quiser. Assim é a autonomia que você pode passar para o seu cliente.
Outra vantagem das reservas online são as possibilidades. Pagamento online, por PIX, boleto ou cartão, com possibilidade de parcelamento fazem com que a compra seja mais direta.
A segurança interfere "e muito" no ato da compra do cliente
Quando um grupo grande resolve fechar um camarote ou uma mesa, o valor total da compra, dependendo do evento, pode ser alto, e ir até a bilheteria física do evento com muito dinheiro em mãos, nos dias de hoje, além de pouco prático, pode ser perigoso, tanto para quem recebe quanto para quem paga.
Outra opção, ainda bem comum, é o cliente fazer uma transferência para a conta do promoter vendedor. Isso pode ser um perigo, considerando a possibilidade de ter algum dado errado e aumentando as chances do dinheiro parar em outra conta que não seja a conta oficial do evento. E aí, meu amigo produtor de evento, o risco de não ter volta é grande.
Facilidade com Links para o consumidor final
Com uma plataforma que administra suas reservas, que mostra os valores de cada área disponível para venda, suas taxas aplicadas a cada reserva conforme o método de pagamento escolhido pelo cliente, além do envio da confirmação da compra por e-mail, você garante mais liberdade para seu cliente analisar os valores e condições e aproveitar a experiência da compra online com checkout intuitivo e seguro.
Outra vantagem é a obtenção de links que podem ser facilmente compartilhados entre amigos. Ou seja, se o comprador quer reservar uma mesa ou camarote, mas não quer ficar com a responsabilidade de pagar o valor total sozinho e ficar com a função de cobrar dos amigos depois, a plataforma permite que o mesmo link que o titular da reserva recebeu para pagamento, possa ser também compartilhado com seus amigos para que cada um adicione mais pagamentos na mesma reserva, por PIX, boleto ou cartão de crédito, tornando tudo muito mais fácil pra todos. Dessa forma, todos visualizam o pedido em conjunto, e possuem a liberdade de pagarem separadamente, cada um a sua parte pelo método que melhor se adapta.
Agilidade e controle para os Promoters
Festa vazia não agrada a ninguém, não é mesmo?
As fotos saem feias e os convidados podem se sentir incomodados ou até mesmo desconfortáveis. Isso, muitas vezes, acontece pela organização do espaço, camarotes e mesas que foram reservados, mas, no dia da festa, os clientes não compareceram. Se você não tiver um critério definido quanto às reservas e seus pagamentos, isso afetará diretamente o promoter do evento, que por muitas vezes perderá tempo insistindo em vendas, confirmações e enviando seus dados para transações bancárias sem resposta dos clientes.
Com uma plataforma disponível, com seus critérios e regras bem definidas, onde todos possam ter as mesmas informações em tempo real, permitirá ao seu time de vendas e aos promoters, muito mais agilidade e autonomia, afinal, ficarão mais independentes e trabalharão em paralelo com o setor de reservas do evento, garantindo que a reserva de cada cliente e a confirmação de pagamento chegue em tempo hábil.
Ou seja, garante ao produtor do evento e a todos os envolvidos, promoters, comissários e setor de reservas ter mais agilidade em todo o processo de venda, conferência de resultados, além do benefício da automatização de cada pagamento, conferindo mais tranquilidade e segurança as finanças do evento.
Acelerar vendas, tecnologia e inovação a disposição do cliente, independência do setor de reserva e liberdade ao setor financeiro, garantir as reservas pagas em um mesmo local de forma rápida e automatizada e ainda controlar os resultados das vendas diariamente são algumas das vantagens que uma plataforma online pode oferecer.
Organização do espaço e confirmação dos convidados para o produtor
Mesmo com uma lista de convidados “bombada”, o local precisa ser bem organizado para não ficar com espaços faltando ou sobrando. Por isso, aqui está mais uma vantagem de vender reservas antecipadas do seu evento.
O produtor terá antecipadamente a confirmação de todos os convidados de cada reserva, saberá o número total de pagantes por espaço disponível no evento (mesas, lounges e camarotes) e quais os espaços mais cheios, para intensificar a segurança e o atendimento.
Com esse número na mão de forma antecipada, o produtor do evento pode reorganizar os espaços para que tudo fique equilibrado e confortável para cada situação. Assim, seu evento fica mais organizado, mais seguro, confortável e animado, sempre.
O motivo mais simples, mas não menos importante são, de fato, os pagamentos antecipados
Ter suas reservas pagas e finalizadas antes do evento começar garante ao produtor, ao promoter e ao dono do estabelecimento que a festa irá acontecer sem imprevistos financeiros.
O número total de pagantes por reserva, ajuda em diversos aspectos operacionais, tais como, quantidade de hostess para o receptivo ser prático e rápido, número de garçons e seguranças disponíveis para garantir um atendimento rápido e seguro, contratação de mais agentes de limpeza e recolha para mais higiene e conforto de todos, etc. Se o evento for open bar mais um motivo para que as reservas sejam feitas previamente na plataforma online, afinal, não queremos festa com falta de comida e bebida ou ainda um atendimento que deixe a desejar, não é mesmo?
Gerenciamento de custo para o dono do estabelecimento ou evento
A festa acabou. Acenderam as luzes. É hora de reunir todas as informações do evento, conferir a receita total, entender os lucros ou prejuízos, conversar com os Promoters e demais membros da equipe sobre os resultados e distribuir os pagamentos entre as áreas
Mas por que não gerenciar os custos ao longo das semanas antes do evento?
Garanta que o pagamento das reservas e venda de ingressos sejam feitos antecipadamente, especialmente porque estamos falando, na maioria das vezes, de valores mais altos, como o dos camarotes, mesas ou camarotes por grupos. Com essa garantia, seu setor financeiro pode realocar os pagamentos e ter a certeza de menos estresse e dor de cabeça no pré e pós-evento, já que boa parte da receita está disponível na plataforma, possibilitando o pagamento antecipado das comissões dos promoters e de outros setores.
